25. March 2025

In letzter Zeit erreichen uns vermehrt Anfragen von Berliner Unternehmen, die ihre Filemaker-Lösungen modernisieren möchten. Oft fehlen ihnen Funktionen wie Live-Kollaboration, automatische Benachrichtigungen oder zuverlässiger mobiler Zugriff.

Viele Filemaker-Systeme wurden über Jahre detailgenau auf Geschäftsprozesse zugeschnitten. Gerade die Fähigkeit, auch kleinste Besonderheiten abzubilden, macht die Software attraktiv – aber auch kompliziert. Neue Nutzer, insbesondere jüngere Mitarbeiter, empfinden die Einstiegshürde oft als sehr hoch, da Filemaker UI-Paradigmen nutzt, die – um es mild auszudrücken – nicht gerade zeitgemäß sind.

Unsere Erfahrung aus Wartungs- und Migrationsprojekten zeigt, dass eine ehrliche Selbstprüfung entscheidend ist: Sind Ihre Anforderungen wirklich einzigartig, oder könnte ein Großteil der Funktionen problemlos durch Standardprodukte ersetzt werden?

Komplexität lässt sich nicht wegzaubern

Komplexe Prozesse benötigen komplexe Software. Wer komplizierte Abläufe zu stark vereinfacht, täuscht sich oft selbst. Wie bei einer Schönheitsoperation entsteht nur oberflächlich der Eindruck von Frische und Jugend – doch die eigentlichen Herausforderungen bleiben ungelöst.

Vor Kurzem beauftragte uns eine große Berliner Agentur, ihre umfangreiche Filemaker-Datenbank zu untersuchen. Das System drohte unter der eigenen Komplexität zusammenzubrechen. Zunächst waren wir optimistisch, viele Funktionen in externe Lösungen überführen zu können. Doch schnell zeigte sich, dass nur wenige Bereiche dafür geeignet waren. Klarer Fall war das Passwort- und Identity-Management: Für solche Aufgaben gibt es spezialisierte und bessere Lösungen. Beim Personalmanagement zeigte sich, dass Standardlösungen oft schwer zu integrieren sind und darüber hinaus – im Vergleich zu Filemaker – bei mehr als 10 Benutzern auch hohe monatliche Kosten erzeugen. 

Noch wichtiger jedoch war die Erkenntnis, dass es oft eine kleine Gruppe von Powerusern gibt, die täglich sämtliche Funktionen nutzt und ohne die vertraute, gewachsene Struktur nicht effizient arbeiten könnte. Diese Mitarbeiter sind häufig die unsichtbaren Helden ihrer Unternehmen.

Warum ein Wechsel schiefgehen kann

Ein anschauliches Beispiel lieferte eine Berliner Konzertagentur, die ihre alte Filemaker-Datenbank gegen die Standardsoftware „Overture“ austauschte. Zwei Jahre nach Einführung lautete das ernüchternde Fazit: „Alle hassen die neue Software.“ Noch heute dient Filemaker als Datenarchiv, viele Prozesse wurden zurück in Office-Tools verlagert oder verschwanden ganz.

Die Agentur kritisierte insbesondere eingeschränkte Suchmöglichkeiten und starre Eingabemasken, die oft zu falschen oder unvollständigen Datensätzen führen. Auch die frühere Flexibilität bei Layouts und Reports fehlt heute schmerzlich, da selbst kleine Änderungen teuer und langwierig sind.

„Hätte ich geahnt, wie schlecht die neue Software abschneidet“, sagt der Geschäftsführer der Konzertagentur, „hätte ich lieber doppelt so viel investiert, um Filemaker technisch zu erneuern.“

Wann sich der Umstieg lohnt – und wann nicht

Unternehmen, die über eine Ablösung ihrer Filemaker-Lösung nachdenken, sollten diese Aspekte abwägen:

• Wenn Ihre Lösung vor allem Standardprozesse abbildet, könnte ein Wechsel zur Standardsoftware IT-Komplexität reduzieren.
• Sind Ihre Geschäftsprozesse sehr spezifisch und über lange Zeit gewachsen, ist es schwierig, eine wirtschaftlich sinnvolle Alternative zu finden.
• Bei vorhandener Dauerlizenz und ausreichenden Einzelplatz-Lizenzen sprechen oft schon allein die Kosten für einen Verbleib bei Filemaker.

Einfachheit und Standardisierung mögen verlockend sein – doch für viele Unternehmen bleibt Filemaker die richtige Wahl. Als einer der wenigen erfahrenen Anbieter in Berlin unterstützen unsere Entwickler Unternehmen dabei, nachhaltige Entscheidungen zu treffen: von der Pflege und Weiterentwicklung der bestehenden Lösungen bis hin zur sorgfältigen Ablösung einzelner Module.